Aufbewahrung von Unterlagen
Steuerliche Fristen
Sei es eine umzugsbedingte Verkleinerung des Archivs, eine Rückfrage eines Bauherrn oder eines Sachverständigen im Rahmen eines Bauprozesses oder eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt - für den Architekten stellt sich des Öfteren die Frage, wie lange eigentlich Unterlagen bzw. Akten, die zusammen mit Bauvorhaben angelegt worden sind, aufbewahrt werden müssen.
Unproblematisch ist die steuerliche Aufbewahrungsfrist, die in § 147 der Abgabenordnung normiert ist. Danach sind nunmehr nicht nur Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, sondern auch alle Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren. Die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie die sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen weiterhin nur sechs Jahre aufbewahrt werden. Gegebenenfalls können sich jedoch aus anderen Steuergesetzen noch kürzere Aufbewahrungspflichten ergeben.
Der Architekt ist gut beraten, die steuerlich relevanten Unterlagen so lange aufzubewahren, bis eine (rechtskräftige) Steuerveranlagung vorliegt. Andernfalls kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen, die sich für den Betroffenen durchaus nachteilig auswirken können. Der Einzug der EDV in die Büros hat auch im Steuerrecht entsprechend Berücksichtigung gefunden: Seit 1986 können mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz die vorerwähnten Unterlagen auch auf Datenträgern gespeichert werden, wenn sichergestellt ist, dass sie während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Die steuerliche Aufbewahrungspflicht beginnt gemäß § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Für die sonstigen Aufzeichnungen ist ebenfalls das Entstehungsdatum maßgeblich.
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Ansprüche des Bauherren
Problematischer stellt sich die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen gegenüber dem Bauherrn dar. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung korrespondiert hier mit der Verpflichtung zur Herausgabe, denn die Unterlagen, die der Architekt nicht herausgeben muss (weder im Original noch in Kopie), unterliegen seiner alleinigen Disposition auch hinsichtlich der Aufbewahrung. Herauszugeben hat der Architekt dem Bauherrn die Unterlagen, die er dem Architekten bezahlt hat, also die Kataster- und Lagepläne, den Schriftwechsel, den der Architekt im Auftrag des Bauherrn mit den Unternehmern führte, die Unterlagen über die Baugenehmigung, statische Berechnungen, soweit sie von einem Sonderfachmann und nicht vom Architekten selbst gefertigt wurden.
Was Pläne (Bestandszeichnungen, Vorplanung, Entwurfsplanung usw.) anbetrifft, so ist zunächst festzustellen, dass die jeweiligen Originale als Eigentum des Architekten bei ihm verbleiben und damit nicht an den Bauherrn herauszugeben sind.
Sie sind jedoch als Ausfertigung, d.h. als Lichtpausen, dem Bauherrn zu übergeben. (Selbstverständlich kann für Vervielfältigung und Versand Auslagenerstattung nach Maßgabe des § 7 HOAI verlangt werden.)
Empfehlungen zu der Herausgabe von Plandaten auf elektronischen Datenträgern finden Sie hier.
Ergänzend ist anzumerken, dass Vertragsurkunden, Leistungsverzeichnisse usw. im Eigentum des Bauherrn stehen, denn hier schließt der Architekt nicht selbst die Verträge (Vertragspartner der Unternehmer ist ja der Bauherr); damit besteht ein Herausgabeanspruch des Bauherrn gemäß § 985 BGB, in den anderen Fällen ergibt sich der Herausgabeanspruch gemäß § 667 BGB.
Der Architekt kann nun dem Bauherrn anbieten, Unterlagen, zu deren Herausgabe er verpflichtet ist, in Empfang zu nehmen. Antwortet ihm der Bauherr nicht, so bleibt die Aufbewahrungspflicht dennoch bestehen, jedoch haftet der Architekt im Falle des Abhandenkommens nur für eigenübliche Sorgfalt.
Neuenfeld, Handbuch des Architektenrechts, Teil II Seiten 152 ff., empfiehlt ein erneutes Anerbieten (Einschreibesendung mit Rückschein); reagiert der Bauherr hier wiederum nicht, so sei die Aufbewahrungsfrist entfallen. Diese Meinung ist in der einschlägigen Literatur jedoch nicht unbestritten.
Der Architekt ist in jedem Fall gut beraten, das Thema "Herausgabe von Bauakten" nicht auf sich beruhen zu lassen: Unternimmt er nämlich überhaupt nichts, so haftet er nach § 197 BGB 30 Jahre lang für die Herausgabe der Unterlagen.
Im übrigen sollte die Aufbewahrungsfrist auch im Zusammenhang mit der Verjährungsfrist gegen ihn gerichteter Ansprüche gesehen werden, weil sich für den Architekten bei einem Zivilprozess unter Umständen Entlastungsmomente aus den Unterlagen, die dann noch präsent sind, ergeben können.