Seit dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend – auch für Architekturbüros. Bis 2028 gibt es Übergangsfristen, danach sind nur noch elektronische Rechnungen im XML-Format zulässig. Dies erleichtert die automatische Verarbeitung und spart Kosten. Unternehmen sollten rechtzeitig geeignete Software einsetzen, um rechtliche Risiken zu vermeiden, da sie ab 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
Unterscheidung zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen
Der neu gefasste § 14 Abs. 1 UStG unterscheidet zwischen:
- Elektronische Rechnung: Rechnung in strukturiertem Format (z. B. XML), das elektronische Verarbeitung ermöglicht. PDF-Dokumente per E-Mail zählen nicht dazu.
- Sonstige Rechnung: Rechnungen in Papierform oder als PDF, die nicht elektronisch verarbeitet werden können.
Übergangsfristen bis zur vollständigen Umstellung
- Bis 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Bis 2027: Kleine Unternehmen (Umsatz < 800.000 €) dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDFs nutzen.
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Leistungsabrechnung durch Rechnungen in Papier oder im simplen PDF-Format unzulässig. Ab 2028 wird die Nutzung elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend.
Umsetzung in der Praxis - Softwarelösungen
Architektur- und Planungsbüros werden Software benötigen, die elektronische Rechnungen gemäß der CEN-Norm EN 16931 erstellt, verarbeitet und archiviert. Anbieter wie DATEV, Sage und Kobold bieten schon jetzt entsprechende Lösungen an. Im öffentlichen Auftragswesen kommen bereits Formate wie XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus XML-Datei und PDF-Dokument) zum Einsatz. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung kann die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) genutzt werden.
