Gestaltungsbeiräte haben eine beratende Funktion. Es ist deshalb wichtig, dass sie sich durch konstruktive und allgemein verständliche Empfehlungen das Vertrauen der Entscheidungsgremien erarbeiten. Sie sind Partner der Bauverwaltung und der Politik.

Wesentliches Ziel von Gestaltungsbeiräten ist es, lokale Projekte auf eine breite Basis zu stellen und für Transparenz und Akzeptanz zu sorgen.

Sitzungen des Gestaltungsbeirats bestehen aus einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Teil. Der öffentliche Teil dient der Information; im nicht öffentlichen Teil beraten die Beiratsmitglieder die Bauherren. Das Ergebnis ihrer Beratung ist eine Beurteilung und Empfehlung, die wiederum öffentlich gemacht wird. Dies dient der transparenten Entscheidungsfindung. Durch die Diskussion und die anschließende Berichterstattung in den Medien wird die Öffentlichkeit in Planungsprozesse mit einbezogen.

An dem nicht öffentlichen Sitzungsteil nehmen neben den Beiratsmitgliedern Vertreter der Kommune, Abgeordnete der Fraktionen, die Verwaltung und bei Bedarf Experten
(z. B. aus dem Denkmalschutz) teil.

Gestaltungsbeiräte können zwischen den am Bauprozess beteiligten Gruppen vermitteln: dem spezifischen Einzelinteresse für das Objekt und den Interessen der Allgemeinheit.
Die Arbeit des Gestaltungsbeirats kann nur dann erfolgreich sein, wenn die am Ende als Ergebnis stehende fachliche Empfehlung von allen Beteiligten akzeptiert wird.